会議室利用状況の見える化や空予約防止を実現！ストレスフリーな会議室運用へ

オーディオ機器の基礎研究開発・設計・ 製造・販売まで全てのプロセスを自社で行なっている株式会社final。

オフィスのDXを進める同社に予約ルームズの活用方法をインタビューしてきました！

会議室の予約状況と利用状況に乖離があった

ー会議室利用に関して、どのような課題を感じていましたか？

太口：以前からGoogleカレンダーで会議室の予約状況を管理していましたが、会議室が勝手に使われていたり、予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました。

Googleカレンダーへの入力漏れ等もあり、ドアを開けたら会議中なんてことも。実際にドアを開けてみないと利用状況がわからないという課題がありました。

「自動解放機能」でストレスのない会議室運用を実現

ー続いて、会議室予約システム導入後の効果を教えてください。

太口：予約ルームズを導入して改善された点は3つあります。

1.会議室の外からでも利用状況がわかるようになった

2.カレンダー登録を忘れても会議室のバッティングがなくなった

3.「自動解放機能」で空き会議室を有効活用

まず、会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。

予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。

それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。

また、仮に予約を忘れたとしても、会議室に設置したデバイスを操作することで予約ができるため、会議室のバッティングがなくなりました。

加えて「自動解放機能」による効率化を実感しています。会議室を予約しても実際には使われないケースがあります。

一定の時間を過ぎると自動で予約を取り消してくれる「自動解放機能」は、他の人が再度予約できるので会議室を有効に使えています。

詳しい活用方法を資料で見る

ー最後に予約ルームズを検討している企業に向けて一言お願いします。

太口：会議室の有効活用ができるようになることと、クラウド連携は最もおすすめしたいポイントです。

もう一つの魅力はデザイン性だと思います。お手頃価格でおしゃれなオフィス作りができますよ。

ーありがとうございます！これからも予約ルームズを宜しくお願いいたします！

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