無断使用ゼロへ！オープンハウスグループが実現した会議室管理改革。

予約なしの利用や時間超過が頻発

ー 導入検討のきっかけは何でしたか？

山本：本社を移転することになり、会議室の数を20室から50室に増やすことが決まりました。
弊社では、受付の専任担当者が、受付対応や会議室の管理をしていますが、50の会議室を全て受付担当者で管理するのは現実的ではなかったため、適切に管理できるシステムが必要でした。

ー 導入前の会議室管理にはどのような課題がありましたか？

山本：以前から、弊社ではGoogleカレンダーで会議室を予約するルールがありました。
しかし、予約を取らずに、その場で空いている会議室を勝手に利用してしまう従業員もおり、きちんと事前に会議室を予約していたはずの社員が利用できないというケースが発生していました。

笠松：ほかにも、会議室の予約時間が過ぎているのに、そのまま使用されてしまうことも多々ありました。次の利用者が待っているのに、前の会議が終わらないから会議室が使えない、という問題もよく起こっていましたね。

神田：私は、総務部の受付グループに所属しているので、受付を担当している日があります。
次のお客様が到着している場合、退室予定時刻の2分前に一度ノックをしに行くのですが、それでもなかなか退出してもらえないことがありました。
そうなると、急いで別の会議室を探す必要があり、受付対応と会議室の調整に追われることが多く、大変でした。

また、会議室を予約せずに使用されてしまうと、誰が何のために何時まで利用するのかが分からず、声をかけるのも難しいため、突発的な会議室の調整には苦労しましたね。

山本：ほかにも会議予定が可視化がされていなかったことで、オフィスの戸締り時に毎回Googleカレンダーを開いて会議予定を確認する手間が発生していました。

ー 予約ルームズを選定した理由を教えてください

山本：いくつかのシステムを比較しましたが、特に重視したのは 「トータルコスト」と「UIの分かりやすさ」でした。

最初に検討していた別のシステムは多機能でしたが、価格も今の倍近くかかってしまい、費用対効果が合いませんでした。予約ルームズは、弊社の運用に必要な機能を満たしており、コストと機能のバランスがマッチしたことが決め手になりました。

笠松：また、価格以外の面では、シンプルなUIで、会議室の利用状況が「色で分かる」点もよかったですね。他社のツールでは、会議室の近くまで行って画面を見ないと空き状況がわからないものが多かったのですが、予約ルームズは赤と青の表示で会議室の状況が瞬時に把握できます。

神田：受付カウンターからも会議室の状況が一目で把握できるので、非常に助かっています。

「入室ボタンを押す」物理的な操作の定着が重要

ー 導入時に苦労したことはありましたか？

笠松：社内からは、新しいシステムに対する抵抗感は特にありませんでしたが、「Googleカレンダーから予約を取る」「入室ボタンを押す」などのルールを定着させるのに時間がかかりました。

神田：入室ボタンの押し忘れによって、会議室を使っているのに「使用中」のステータスになっていない、という状況はよくありましたね。

入室ボタンを押し忘れると、利用中でも会議室が15分後に自動キャンセルされてしまい、空き会議室として扱われてしまうので、それを防ぐために、受付の担当者が1時間に1回は会議室を見回りに行くようにし、未操作の会議室があったら、入室ボタンを押す作業をしています。

最近は、入室ボタンの押し忘れもほとんどなくなったので、使用方法が定着してきたと感じています。

山本：導入時には、各事業部の担当者に向けて説明会を実施したり、メールでの全社周知を実施しました。その後も社内ポータルサイトでは、四半期に一度くらいのペースで案内を繰り返し行っています。

神田：これまでは、受付カウンターに来て「今から使える会議室ありますか？」と会議室状況の確認や予約を依頼しにくる社員も一定数いました。しかし、従業員も段々と増えてきていて、個別対応も難しくなってきています。その代わり、受付では予約ルームズの使い方を説明し、空いている会議室を自分で探して予約をしていただくようお願いをしています。

こうした対策を繰り返し行っていくことで、約1年ほどかけて会議室の運用ルールを定着させることができました。

ー 会議室の予約や使用に関するルールはありますか？

笠松：会議室の時間制限や用途制限はしていませんが、一部の会議室は部署や役職者専用とし、調整しやすいよう工夫しています。

ただ、会議種別ごとに優先度は決めているので、来客や面接は社内会議よりも優先的に会議室を使用できます。

神田：受付での個別対応は減らしていますが、どうしても希望の時間に空いている会議室が見つからない場合には、受付ですべての会議予定を確認し、優先度に応じて会議室の調整を行っています。

予約ルームズでは、誰が何のために会議室を予約しているのか可視化されるので、会議室の調整を行う際にも助かっています。

無断利用が減り、会議室調整も簡単になった

ー 導入後、どのような効果がありましたか？

笠松：iPadを会議室前に設置したことで、利用状況が可視化され、空いている会議室をすぐに確認できるようになりましたね。

会議終了5分前に室内の端末に通知が届くことで、次の利用者との入れ替えがスムーズになり、会議も時間通りに始まるようになりました。

また、予約ルームズは操作が簡単なので、自ら予約を取ってくれる方も増えましたね。

以前は、無断での利用があったり、空予約も発生していたりしましたが、予約ルームズの即時予約機能や自動キャンセル機能により、そうしたトラブルはほとんど発生しなくなりました。

神田：以前と同様に、退室予定時刻の2分前には会議室にノックをしに行くのですが、終了時刻5分前に一度アラートが鳴ることで、社員も「すぐに出ますね！」と退出がスムーズになりました。受付側も社員側もお互いにストレスなく過ごせるようになったのが嬉しいですね。

ー 従業員の反応はいかがですか？

笠松：特に 「急な会議の際でも空き部屋を探しやすくなった」という声が多いですね。また、会議室の予約状況が 「リアルタイムでわかる」ため、緊急のミーティングでもその場で予約できる点も好評です。

神田：以前は 「会議室が空いているかどうかわからず、確認に手間がかかる」という声がありましたが、導入後は 「一目で空室状況がわかる」と高評価をいただいています。

定着のための仕組みづくりが重要

ー 予約ルームズ導入を検討している企業にアドバイスをお願いします。

山本：まずは「何のためにやるのか？」をはっきりさせるのが大事ですね。

ただ単に便利そうだからツールを入れるのではなくて「この課題を解決するために必要だから導入する」という順番で考えるべきだと思います。

目的がはっきりすれば、本当に必要な機能も見えてくるし、導入後の効果も最大化できると思います。

逆に、目的が曖昧なままだと、せっかく入れても「結局どう使えばいいの？」ってなることもあると思います。だからこそ、課題を明確にして、解決策としてのツール導入を考えるのが大切です。

笠松：予約ルームズの導入という点では、運用を定着させることが導入成功の鍵です。どんなツールも運用が定着しなければ、意味がありませんよね。

なので、実際に利用する社員に向けて、マニュアルや周知の施策をしっかり整えることで、スムーズな導入につながると思います。

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