2023/1/26

よくある会議の失敗から学ぶ！会議を成功させる事前準備とマインドとは？

「会議中に緊張しすぎて頭が真っ白になってしまった…」 「会議で話を聞いていない時に指名され、何も答えられなかった…」 「会議主催者になったけど、会議の進め方がわからず呆然とした…」 というような経験を会議で一度はしたことがある人は多いのではないでしょうか？私（筆者）も新卒入社の会社では、緊張して会議中に何も発言ができず「もう社会人だし、お客さん状態じゃダメだよ」と指摘され、かなり悔しい思いをしたことがあります…。当時の自分は何がいけないのかが具体的に分からず苦労していましたが、今ではやってしまいがちな会議の失敗パターンと対策を学んだので、 会議中に失敗することはほぼなくなり、自信もつきました。 今回は、私が学んだことに加え、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を提供する弊社が、会議室利用の効率化だけでなく、会議の質を高めるサポートをする立場から 会議でよくある失敗例と対策を紹介します。過去の私と同じように、会議での失敗を挽回したい人や、 会議でもっとうまく立ち回りたい人は、ぜひチェックしてみてください！

会議でよくある失敗と対策

以下では、会議中にやりがちな失敗と、その対処法をセットで紹介します。

わざわざ議論する必要のない内容でを会議を開いてしまった

会議主催者が、会議の精査をできていないことでよく起こる失敗です。親切な参加者なら会議前に指摘してくれたりしますが、会議を開いてから、または会議後に「今回の内容は会議じゃなくてもよかったかもね」などとつっこまれると、かなり痛い思いをする人が多いです。 [対策] まずは会議の目的を明確にし、人を集めて議論する必要があるか・会議以外の手段（メールやチャットなど）で事足りないか という視点で考えると、不要な会議の精査ができます。

準備が間に合わなかった・間に合わなかったことを誤魔化してしまった

会議に必要な資料の作成や分析が終わらないまま、 ぶっつけ本番で会議に参加してしまい、結局注意されてしまったという失敗です。通常業務に追われていたり、急な会議の場合、なかなか準備が間に合わない人も多いです。 [対策] 会議の準備にどれくらい時間がかかるのかを算出し、予定に準備の時間をしっかり入れましょう。時間ができた時にやろうとしていると、結局やらずじまいになりやすいので、 強制的に時間を取るよう予定を立てると漏れづらなくなります。また、仮に間に合わない時も、誤魔化すとより状況が悪化するため、 事前にできているところ・できていないところを主催者に正直に伝えるようにしましょう。できていない部分については、会議後に対応することを忘れないようにしましょう。（会議の議事録に、次のアクションとして残しておくと漏れがなくなります）主催者自身の準備が間に合わない場合は、業務の優先度を変更して準備の時間を作るか、やむを得ない場合はリスケするなど臨機応変に対応する必要があります。もっとも、主催者はあらかじめ会議の日時にバッファを持たせたるなど、 会議の準備時間をコントールすることも可能です。

話を聞いていなかった

会議中に話を聞いておらず心ここに在らずのタイミングで、主催者に指名されて困ったという失敗です。会議に慣れてきたりリモートで会議に参加していると、つい気が抜けやすくなりますが、油断は大敵です。参加メンバーとして抜擢されている以上、 責任を持って会議に参加し、集中して会議を聞いておく必要があります。 [対策] 会議中に指名される心づもりいると、自分の意見をまとめるために、 自然と集中して会議に参加できるようになるのでおすすめです。

話についていけなかった

会議のテンポが早かったり議題の難易度が高いことで、 話についていけずに何も発言をできなかった・チグハグな発言をしてしまったという失敗です。 [対策] 会議の目的やアジェンダ、資料を事前に確認し、不明点は先に潰しておくことで「会議の内容が全く理解できない」という状況を防ぐことができます。また、会議中にも不明に思ったことを都度ネットで調べたり、調べても理解できないことはその場で質問したりして 「わからないことはわからないままにしない」姿勢でいることがおすすめです。質問された側も嫌な気持ちになりませんし、 もっとわかりやすく話そうと逆に配慮してくれることも多いので、臆せず聞いてみるのも有効的です。

発言が的を得ていなかった

会議中にいざ発言をしたものの、的を得た発言ができず周りがポカンとしてしまったり、「趣旨が違うかも」と指摘されてしまったりする失敗です。発言をする積極性は買われますが、的を得ていない発言が多いと「この人は理解力が低い」と判断されかねないです。 [対策] まずは自分の発言のずれを認識する必要があります。また、会議の目的やアジェンダ、資料を事前に確認し、あらかじめ自分なりに見解をまとめておくと、ずれをなくせるのでおすすめです。

批判的な発言ばかりになってしまった

特定の人や会社、プロジェクトを批判するような発言を多くしてしまい、聞いている人の気分を悪くしてしまったという失敗です。会議に慣れおり、社歴の長い人でもついやってしまう失敗でもあります。ですが、度を過ぎた批判は建設的な議論を生み出すわけでもなく、 周りの士気を下げることにもつながるので注意が必要です。 [対策] 基本的に会議の場では批判をすることを避け、不満が大きい場合は面談など一対一で話す場で相談するなどTPOをわきまえることが重要です。

話を遮ってしまった

相手の話を遮ってしまい、相手に嫌な顔をされてしまった・聞いている人たちの表情が曇ってしまったという失敗です。特に、リモートで会議をしていると会話の切れ目を察知しづらく、 タイミングを見誤って遮ってしまうということがよくあります。 [対策] まずは相手の話が終わるまでしっかり聞くようにすることと、発言時に「よろしいでしょうか？」と一言添えると失礼がないです。また、会議も会話のキャッチボールということを意識すると、自然とタイミングが噛み合うようになります。

何も発言できなかった

会議中に何も発言をできず、「ちゃんと聞いているのか」など叱責されてしまったという失敗です。単純に緊張して発言ができなかったり、 タイミングを見失って発言できなかったという場合もあります。 [対策] まずは、思い切って発言する積極性を持つこととが大切です。案外、発言してみれば緊張も解けることも多く、発言のタイミングなどもつかみやすくなります。また、人が多過ぎて発言の機会が少ないなら、会議の円滑な進行を名目に、会議参加者を減らすことを主催者に提案するのもおすすめです。自分のためだけではなく、全体に配慮した提案は受け入れてもらいやすいので、最初から諦めずに働きかけることが大切です。

緊張して頭が真っ白になってしまった

会議中に突然指名され、 緊張して何も話せなかった・パニックになってしまったという失敗です。大勢の前で話すのが苦手だったり、上がりやすい人に多い失敗でもあります。そういう人ほど、消極的になって会議中に存在感を消してやり過ごしてしまうことも多いですが、非常にもったいないです。 [対策] まずは会議中に何か一つでも発言することを目標にし、 場慣れしていくことが大切です。また、頭が真っ白になった時に備え、 自分の考えをあらかじめまとめておくことがおすすめです。手元にも何もないと余計に焦ってしまいがちですが、メモなど自分の考えが記されているものがあると、冷静になるきっかけにもなります。

自分のせいで会議が大幅に延長してしまった

会議主催者として時間内に意見をまとめられなかったり、 自分の発言が長くなって会議が大幅に延長してしまったという失敗です。これは、タイムマネジメントの意識が弱かったり、経験が少ないと起きやすいです。 [対策] 会議前にざっくりタイムスケジュールを組んでおくことや、発言が長くなり過ぎないよう要点だけ伝える工夫が必要です。とはいうものの、会議中にはいろんなことを意識しなければいけないので、 時間は頭から抜け落ちやすいのも事実です。そんな時には、会議室管理システムの「予約ルームズ」がおすすめです！予約ルームズを入れた端末を会議室におくと常に残り時間が表示されるので、 時間を意識して会議に臨むことができます。 また、会議終了10分前からはアラートが鳴るため、延長防止にもつながります。システムを使って、賢く簡単にタイムマネジメントをしてみてはいかがでしょうか？予約ルームズの資料をもらう

会議の進め方がわからなかった

会議の進め方がわからずに、会議の決め事が決まらない・そもそも議論が活性化せず沈黙が生まれるという失敗です。会議の主催者をやったことがなかったり、会議に参加する機会が少ないと起きやすいです。 [対策] まずは、周りの人に会議の進め方をあらかじめ確認しておくと参考になります。また、会議の目的とゴールをもとにアジェンダを作成し、参加メンバーに事前共有してチェックしてもらうことも大切です。共有した内容が問題なければ、議題ごとに時間を割り振っておくと、当日の会議進行がしやすくなるのでおすすめです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？会議で失敗するのは決して悪いことではなく、 さまざまな学びを得られる貴重な機会でもあります。記事で紹介した対処法が、「次の会議ではこうしてみよう！」と考えるきっかけになれば幸いです。また、記事内で紹介した「予約ルームズ」は、面倒な手続きなしの14日間の無料トライアルを用意しております。会議のタイムマネジメントだけでなく、会議室の予約もスムーズにできるので、実際に使ってチェックしてみてください！その前にまずは資料を見てみるその他、株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムだけでなく、受付システムの「RECEPTIONIST」と日程調整システムの「調整アポ」も提供しているので、気になる方はこちらもご覧ください。

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