こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

新型コロナ以降、Web会議が増え

社内でも「会議室が足りない！」という声をよく聞くようになりました。

実際に、株式会社ブイキューブの実施した調査によると、

コロナ以前と比較し、80.3％がWeb会議の増加を実感しているということです。

同調査では、会議室が足りないことを理由に、

自席でWeb会議をしている方も増加傾向にあることがわかっています。

会議室予約管理システムを提供している弊社では、

毎日のように会議室に課題を抱えている企業様からご相談をいただいています。

今回は、お客様との話の中で気づいた、オフィスの会議室が足りない本当の理由についてまとめました。

貴社の会議室不足解消のため、本記事を参考までにご覧ください！

会議室が足りない理由01：正しい目的で会議室が使われていない

会議室が足りない本当の理由の1つには、正しい目的で会議室が使われていない可能性があるかもしれません。

以前、弊社でも実際に起きていたことですが、

• 電話対応のために会議室を利用している
• プレゼン練習のために会議室を利用している

など、会議以外の目的のために会議室が使用されていることで、

会議室不足が起きているかもしれません。

もちろん会議室数が潤沢な企業や空室が多い時間帯などであれば、

会議以外の目的での使用も問題にはなりません。

しかし、会議室の利用が多いピークタイムに、会議以外の利用が増えてしまうと、本来できたはずの会議や商談の機会損失になってしまいます。

もしピークタイムに会議以外での利用が見られる場合には、会議室の予約・利用ルールを見直しましょう。

会議室が足りない理由02：会議室の数・サイズが利用実態に合っていない

2つ目の理由としては、会議室の数・サイズが利用実態に合っていない可能性が考えられます。

よくある例としては、1名で6名用の大きな会議室を利用しているといった、

会議室の定員に対して、かなり少ない人数で会議室が使用されている例です。

昨今は、ハイブリッドワークを導入する企業も多く、

これまでであれば全員が出社して大会議室で行っていた会議でも、

いまは半分が自宅からオンラインで参加するケースも増えています。

その結果、大きなサイズの会議室の需要が低下しています。

一方で、お客様との商談やお打ち合わせのオンライン化が進んでいることから

営業メンバーがオフィスから1名でオンライン商談に参加するケースも増えています。

その結果、1名用の会議室の需要は増加しています。

このように、大きい会議室の需要が減る一方で、小さい会議室は数が不足しているため、大きい会議室を少人数で使用するケースが出てきています。

オフィススペースは限りある資源のため、

無駄なく活用するためにも、現在の会議室需要に合わせた会議室の設置が必要です。

会議室が足りない理由03：空予約が起きている

3つ目の理由としては、会議室の空予約が起きている可能性が考えられます。

空予約とは、会議室が予約されているのに、実際には使用されていない現象のことです。

空予約の多くは、会議が中止になったり、会議に自宅から参加することになった際、

オフィスの会議室予約をキャンセルし忘れることで発生しています。

会議室をキャンセルし忘れてしまうことは、よくあると思いますが、

会議室が不足している中で何度も起きてしまうと会社全体にとっても大きな機会損失になってしまいます。

そこで、最近は、会議室予約管理システムの空予約自動キャンセル機能が非常に人気です！

空予約の自動キャンセル機能とは、会議室の予約時間が過ぎても使用されていない場合に、予約を自動でキャンセルとし、会議室の予約をリリースする機能です。

この機能があれば、万が一予約をキャンセルし忘れた場合でも、他のメンバーが会議室を利用することができます。

もし空予約が頻発しているのであれば、ツールを使った解決方法もあるので検討してみてください！

会議室が足りない理由04：時間通りに使えていない

4つ目の理由としては、会議室を時間通りに使えていない可能性が考えられます。

例えば、

・会議室の予約時間が過ぎたのに無断で延長利用している

・会議が早く終わったのに、会議室の予約がされたままになっている

・延長する可能性を考えて予約を長めにとっている

など、会議室を時間通りに使えていない場合、

会議室の予約が増加し、会議室不足が起こっている可能性があります。

会議室不足が起きないようにするためには、

予約した時間を守って利用することが重要になります。

しかし、会議に集中していると時間を忘れてしまうこともありますよね。

そんな時に便利なのが、会議室予約管理システムの時間お知らせ機能です。

会議終了時間が迫ると、アラートを鳴らし、次の会議予約の情報を教えてくれます。

また、後ろの予約が空いている場合には、時間延長もその場で予約できます。

社員の時間管理に頼るだけでは、なかなかうまくいかないという場合には、こうしたツールも解決策の一つとして参考にしてください！

会議室が足りない理由05：無駄な会議が多い

5つ目の理由としては、無駄な会議が多い可能性があります。

情報共有や進捗報告がメインの会議であれば、必ずしも対面で実施する必要性はありません。

会議によっては、テキストでの共有でも十分な場合もあるため、

本当に会議という形態で実施するのが適切かどうか見直していく必要があります。

実際に弊社では、これまで定例で行っていた報告や情報共有の社内ミーティングを

原則テキスト共有という形に変更しました。

一方で、ディスカッションや相談、ブレインストーミングなどは、積極的に会議室に集まり実施しています。

それにより、無駄な会議の実施が減り、本来の仕事に時間を使えるようになったため、従業員の労働生産性が向上しただけでなく、会議室不足の解消にもつながっています。

まずは、自社で無駄な会議が発生していないかを確認し、やるべき会議はなにかを整理することが会議室不足解消の一助になるでしょう。

まとめ

今回は、オフィスの会議室が足りない本当の理由についてまとめましたが、いかがでしたか？

心当たりのある課題がありましたら、

ぜひ一度自社の会議室の利用方法を見直してみてくださいね！

弊社では、貴社の状況をお伺いしながら

今後の会議室の効率的な運用方法について、ご相談に乗ることも可能です。

もしご希望がございましたら、是非一度ご相談くださいませ！

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