「予約が入っているはずの会議室を見てみたら、実は誰も使っていなかった…」

という”空予約問題”に直面したことがある人が多いのではないでしょうか？

よくあることだし仕方ないと諦めている方も多いかもしれません。

ですが、空予約となった会議室を別の人が使うことができたらどうでしょうか？

対応スピードの問題で失注した商談が受注につながったり、チームの課題にいち早く気付けたりと「空予約で失っていた機会」を取り戻せる可能性があります。

そう考えると空予約を見てみぬふりをするのはもったいないですよね？

本記事では、会議室の空予約の発生要因、事例、空予約があまり問題視されない理由、対策を紹介します。

ぜひこの機会に、自社の空予約を見直してみてください！

空予約が発生する要因

空予約は「会議室が予約キャンセルされないこと」が要因発生します。

よくある3つのシチュエーションを紹介します。

①社内会議や打ち合わせの日程調整中、仮押さえしておいた会議室の予約をキャンセルし忘れてしまった

こちらは会議室の予約がいっぱいになって使えない事態を防ごうとするが故によく起こります。

特に会議の機会が多い営業部署や採用部署で発生しやすいです。

②会議が直前でリスケになった

急遽リスケが入ると、リスケを会議参加者に伝えたり、次の日程調整を行ったりとバタバタしてまい、会議室の予約をキャンセルし忘れてしまうということが多々起こります。

③会議参加者が全員リモートだった（と会議が始まってから知った）

出社とリモートワークを組み合わせた”ハイブリッドワーク”という働き方が定着する中、指定出社日がない会社では誰がいつ出社するかがわからない状況になりつつあります。

そのためハイブリッドワーク下では、「出社する人もいることを想定して会議室を予約しておこう」と動くようになり、その結果全員リモートワークの場合には空予約につながるということが最近は特に多いです。

気づいた段階で会議室の予約をキャンセルするマメさがあれば空予約は防げますが、そのこと自体忘れてしまったり、手間に感じて特に何もしなかったりというのが現状です。

空予約の事例

空予約は弊社サービス『予約ルームズ』を利用している株式会社final様でも、導入前に発生しており、課題として感じていらっしゃいました。

担当の方からは下記のように伺っています。

「以前からGoogleカレンダーで会議室の予約状況を管理していましたが、会議室が使われていたり、予約があるのに空室になっていたりという状況が頻繁に起きていました。」

このように、空予約を問題視し、会議室運用がスムーズにいかず会議室予約管理システムを導入する企業も多いです。

『予約ルームズ』導入企業 株式会社finalの事例をもっとみる

空予約を軽視してしまう理由

空予約が問題視されず軽視される理由は「空予約でどれくらい会議の機会を失っているか知らないから」です。

試しに一週間、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーの会議室予約履歴をダウンロードし、本当に使われていたかどうかを利用者にヒアリングしてみると、どれくらい空予約が起きているかを把握することができます。

工数のかかるやり方ではありますが、どれほど空予約が多いか数字で認識できるようになり、危機感を持てるようになります。

空予約を防ぐ方法

空予約を防ぐ方法は「予約キャンセルし忘れないように注意する」という意識も重要ですが、それだけではなかなかミスは減りません。

そこでおすすめなのが、システムで管理する方法です。

会議室の予約管理システムは様々ありますが、『予約ルームズ』は機能がシンプルで使いやすく、手間をかけずに空予約防止ができます。

会議室に設置された端末の入室ボタンクリック、もしくはQRコードの読み込みが一定時間（※）されないと、空予約と判断され、予約は自動でキャンセルされます。

※5分、10分と時間は自由にカスタマイズできます。

そのため、予約をキャンセルし忘れていても、予約の自動キャンセルによって会議室の無駄遣いが減り、会議室の利用率を高めることにつながります。

まとめ

会議室の空予約が、想像より深刻な問題であることは理解いただけましたでしょうか？

記事内で紹介した『予約ルームズ』はGoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Garoonカレンダーと連携することも可能です。

そのため、普段利用しているカレンダーシステムを変えずに、簡単に空予約を防止、会議室の利用率向上を図ることができます。

また、会議室の予約管理だけでなく、アラート機能で時間通りの利用を促すこともでき、利用マナー向上も期待できます。

手続きなしで開始できる”14日間の無料トライアル”もあるので、ぜひこの機会にご利用ください！

『予約ルームズ』の詳細をもっと知りたい方は資料からご確認いただけます！

株式会社RECEPTIONISTでは、会議室予約管理システムの他、受付システムの『RECEPTIONIST』と日程調整システムの『調整アポ』も提供しているので、気になる方はこちらもご覧ください。